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워크 다이어트, HR이 가장 줄여야 할 업무는 무엇?
주 52시간제 시행으로 업무 효율화에 대한 관심이 나날이 커지고 있다.
워크 다이어트, HR이 가장 줄여야 할 업무는 무엇?
제호 : 2019년 11월호, 등록 : 2019-10-25 16:53:09



주 52시간제 시행으로 업무 효율화에 대한 관심이 나날이 커지고 있다. 기업 차원에서의 노력이 거시적으로 진행되고 있지만, 개인적인 차원에서도 어떻게 하면 자신의 업무를 정해진 시간에 가장 효율적으로 마칠 수 있는가에 대한 고민이 깊어지고 있다. 이러한 가운데 인사-교육담당자들은 HR 업무를 효율적으로 수행하기 위해 어떻게 워크 다이어트를 하고 있을까? 그 노하우를 공유해본다.



현재 수행하고 있는 HR 업무 중 워크 다이어트 해야 하는 부분이 있다면?
기존 채용프로세스는 비 구조화 채용시스템으로 인한 비효율적-소모적 업무가 발생하고, 채용전형 각 단계에서 지원자의 불편으로 인한 기업 공신력 저하 문제 등으로 채용담당자의 핵심 업무에 집중할 수 있는 구조가 아니어서 다이어트를 해야 할 필요가 있었다.

앞서 얘기한 부분을 효율적으로 줄이기 위해 어떤 노력을 했나.
채용 프로세스의 효율성 향상을 위해 채용시스템을 도입했다. 채용시스템은 자체적으로 개발을 하거나 또는 임대해 사용하는 경우가 있는데 규모가 크지 않은 회사라면 임대해 사용하는 것을 추천한다.

워크 다이어트 후 나타난 효과는?
인재 DB의 다양한 활용이 가능해졌으며, 채용준비, 서류심사, 면접준비 등에 소요되는 시간이 최소화 되어 채용담당자의 핵심업무 집중도가 향상됐다. 또한, 효율적인 데이터 관리가 가능해져 불필요한 업무를 제거할 수 있었다.

워크 다이어트를 통해 추가로 생긴 시간에 더욱 집중하고 싶은 부분은?
현재 인사 데이터 애널리시스에 대해 관심을 기울이고 있다. 아직은 초보 단계라 분석 및 활용을 제대로 하고 있지 않지만 좀 더 연구해 경영층이 원하는 정보를 제때 공급할 수 있도록 하려 한다.

워크 다이어트를 할 때 가장 중요시해야 하는 부분은 무엇이라고 보는가. 
주 52시간제 시행으로 근무시간이 줄었는데 기존의 업무들을 제한된 인력들만으로 전부 수행하는 것은 무리가 있다고 본다. 이에 업무효율화가 꼭 필요한데 효율성과 비효율성을 충분히 검증 후 다이어트를 해야 업무의 로스loss를 줄일 수 있다. 또한, 시스템을 이용한 효율화를 검토할 때도 효율성 대비 가성비가 좋은 시스템인지 충분히 검토해야 할 것이다.

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HRD 업무 중 워크 다이어트가 필요한 부분은 무엇이었나.
교육담당자라면 한번쯤 과정의 신청이나 학습자 문의 응대, 실적 입력과 같은 부가적인 행정 업무에 의외로 업무 시간 중 상당수를 쓰고 있음을 느낄 것이다. 이러한 행정 업무에 소요되는 시간을 최소한으로 줄이고 가급적 콘텐츠의 적절성, 내용의 질적 충실성과 같은 교육의 본질에 집중할 수 있는 시간을 늘리는 것이 HRDer 워크 다이어트의 핵심이라고 생각한다.


앞서 얘기한 부분을 효율적으로 워크 다이어트 하기 위해 어떠한 노력을 했나.
전 직원 필수교육을 담당하며 실행했던 개선 사례를 들고 싶다. 병원 특성상 의사직, 간호직, 보건직, 사무직, 연구직 등 다양한 전문 직종이 근무하는데 이들의 특성을 반영해 내용이 조금씩 다른 콘텐츠를 제공하고 있었다. 다만 같은 부서 내에서도 다양한 직종이 함께 일하는 경우가 많다 보니 일정한 신청 기간을 두고 개인이 스스로 직종과 업무를 감안해 해당 콘텐츠를 선택해서 교육하도록 하고 있었다. 이 방법은 자신에게 적합한 콘텐츠를 스스로 선택할 수 있는 장점이 있었지만, 학습자가 착각해 다른 직종의 강의를 신청하는 경우도 많았고, 또 이를 교정하기 위해 일일이 수강신청을 수정하는 별도의 수고를 들여야 했다. 더구나 의료기관 인증이나 법에서 일정한 내용을 정하고 있는 필수교육임을 감안하면 잘못된 교육을 이수하고 문제가 생길 수 있는 여지도 있었다.
이를 개선하기 위해 전 직원의 직종과 업무 현황, 소속 부서 정보를 파악해 콘텐츠별로 학습 대상자들을 분류했고, 시스템 상에서 별도의 신청 없이도 자동으로 자신에 맞는 콘텐츠가 설정되도록 했다. 또한 신청기간도 따로 없애고 자신이 원할 때 언제든 학습할 수 있는 상시 학습시스템으로 바꿔 놓았다.

워크 다이어트 후 어떤 효과가 나타났나.
일단 학습 신청과 관련된 문의가 사라졌다. 또한 잘못된 신청을 교정하거나 신청기간을 놓쳐 추가로 수강신청해 주는 업무 자체가 없어져 업무 시간을 크게 절약할 수 있었다. 물론 복잡한 체계를 파악하고 일정한 기준을 세워 각각의 학습자들을 분류하느라 꽤 힘들었지만, 학습자들을 보다 편리하게 만들고 교육담당자인 나는 업무 시간을 아낄 수 있었던 의미 있는 작업이었다.

워크 다이어트를 통해 생긴 시간은 어떻게 활용하고 있나.
워크 다이어트를 통해 확보한 시간으로 마이크로 러닝 및 게이미피케이션, VR기술 적용과 같은 교육의 질적 측면을 획기적으로 개선시킬 수 있었다.

워크 다이어트를 할 때 주의해야 할 점은 무엇이라고 생각하는가.
워크 다이어트의 결과를 얻으려면 현재 익숙해져 있는 프로세스와 관행을 혁파하고 개선점을 찾아내려는 별도의 용기와 노력이 필요하다. 즉 워크 다이어트를 실행하면 지금 당장은 오히려 내가 '더 힘들어 질 수 있는 것'이라고 생각한다. 사실 담당자로서는 전임자의 업무를 인수인계 받아 그대로 실행하는 편이 가장 편하다. 이미 수년간 실행되며 검증된 가장 '안전한' 방법이기 때문이다. 다만 지금 당장이 아닌 워크 다이어트가 적용된 이후의 앞으로의 모습, 앞으로 내 업무를 받을 후배나 동료들을 생각하는 마음, 더 나아가 조직 전체를 보는 거시적인 관점에서 개선이 필요하다면 과감히 익숙한 틀을 깨고 워크 다이어트에 나서는 게 필요하다고 생각한다.


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HR담당자로 근무하면서 워크 다이어트가 필요했던 부분이 있다면?
팀 내에서 기업문화와 일하는 방식 변화 업무를 담당하고 있고 올해는 리더 중심으로 회의와 보고 문화의 혁신을 추진 중이다. 하지만 담당자인 나조차 비효율적인 회의와 보고로 많은 시간을 뺏기고 있었다. 특히 조직문화 업무특성상 사내외로 회의가 잦고, 경영층 보고가 많아 워크 다이어트가 꼭 필요한 상황이었다.

해당 업무를 효율적으로 워크 다이어트 하기 위해 어떤 노력을 했나.
우선 회의에는 꼭 필요한 의사결정자 혹은 담당자를 참석 시키려고 애쓴다. 한 번에 끝내기 위함이다. 그리고 자료의 사전 공유를 통해 브리핑 시간을 최소화한다. 회의를 진행할 때는 철저한 안건 준비를 바탕으로 활발한 의견교류가 되도록 한다. 그래야 회의에서 결정을 못해 다음을 기약하거나 시간이 늘어지는 일을 사전에 막을 수 있다. 또한 보고에 있어서는 문서 작성과 리드 타임을 줄이고자 한다. 줄글로 보고하는 등 새로운 보고 방식을 시도하고 있다. 메일, 메신저, 카톡, 협업 툴 등 다양한 보고 채널을 활용하고 있다. 뿐만 아니라, 리더와 일상에서의 커뮤니케이션을 늘리고 있다. 오고 가며 리더와 자연스럽게 경과나 방향에 대해 의논해서 시행착오를 줄이고자 한다. 특히 요즘은 꼰대라 지적 받기 겁나 후배와의 대화를 조심하는 리더들이 많다고 한다. 이런 분위기에 먼저 말을 붙이니 리더들이 오히려 반기는 분위기다.

워크 다이어트 후 어떤 효과를 거뒀나.
회의나 보고에 투입하는 시간이 줄고 시행착오도 줄었다.

워크 다이어트를 통해 추가로 생긴 시간은 어떻게 활용하고 있나.
HR담당자의 본래 역할인 구성원 개개인을 찾아가 직접 만나는 것에 집중하고 있다. 먼저 조직별 변화추진자들을 만나고 있다. 좋은 문화를 만들기 위해서는 먼저 구성원의 목소리를 들어야 한다. 그리고 설득하고 공감대를 이룰 시간과 여유가 있어야 한다. 그래야 그들에게 진짜 필요한 것을 기획하고 실행할 수 있다.

워크 다이어트를 실천하며 깨닫게 된 부분이 있다면.
예전에는 회의와 보고, 그 자체가 마치 성과처럼 느껴졌다. 하지만 회의, 보고는 그저 의사소통 도구일 뿐이다. 실행과 성과창출이 더 중요함을 인식하는 것이 변화의 출발점이 아닐까?


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현재 수행하고 있는 HR 업무 중 워크 다이어트 해야 하는 부분이 있다면?
자사의 경우 서울과 포항 두 곳에 사업장이 있고, 매니지먼트 팀 인력들도 서울과 포항에 나뉘어져 있다. 이에 서로 다른 곳에 근무하는 멤버들간 협업을 위해서 특히나 워크 다이어트가 필요했다. 예를 들면, 신규 입사자가 있어 사전에 입사준비를 할 때 다양한 부서들의 셋팅 지원이 필요하다. 총무/구매에서는 신규 아이디를 생성하고, 장비를 구매하고, 개발회사다 보니 사내 여러 인프라/툴Tool에 대한 접속 권한을 플랫폼별로 개별적으로 부여해야 한다. 내용별로 필요한 정보가 다르다 보니 일일이 개별 메일을 보내 요청하는 작업이 정말 단순-반복적이면서도 번거로운 일이었다.

단순-반복적 업무를 워크 다이어트 하기 위해 어떤 노력을 했나.
협업 툴을 통해서 이 문제를 해결하고 있는데, 지라Jira와 컨플루언스confluence를 활용하고 있다. 앞서 예를 들었던 신규 입사자 셋팅 문제에서의 워크 다이어트는, 입사자가 확정되면 사내 컨플루언스에 입사 2주 전에 예비발령 공지를 올리고, 셋팅이 필요한 항목별로 체크박스를 만들어뒀다. 각자 본인이 담당한 분야의 셋팅을 준비하고 완료되면 체크박스만 클릭하면 업무가 끝난다. 자동으로 메일이 오기 때문에 번거로운 확인 작업이 필요하지도 않고, 누군가 업무진행이 안 되고 있으면 관련자들이 챙겨주기 때문에 진행이 누락되거나 지연될 위험도 예방된다.
서로 다른 곳에서 근무하는 동료간의 협업 커뮤니케이션을 위해서는 지라를 사용한다. 신규 업무나 추가 과제가 발생하면 지라 칸반보드에 신규 업무카드를 등록하고 담당자가 직접 업무 진행상황에 따라 내용을 추가하고 카드를 이동하며 업무를 본다.

협업 툴 도입 후  나타난 효과는?
지라와 컨플루언스를 사용하면서 산발적으로 이루어지던 전화 커뮤니케이션이 줄어들고 칸반보드 상에서 실시간으로 진척상황이 확인이 되어 일의 진행속도가 빨라졌다. 또한 업무가 명확하면서도 진행상황이 기록되어 업무 히스토리 관리에 도움이 된다.

협업 툴 도입으로 워크 다이어트 되면서 추가로 생긴 시간에 더욱 집중하고 싶은 부분은?
워크 다이어트가 필요한 또 다른 부분이 있는지 찾고 적합한 개선 방법을 고민하고 있다. 또, 그동안 하고 싶었지만 시간을 들이기 힘들었던 영역에 시간을 할애할 수 있게 되어 좋다.

워크 다이어트를 할 때 가장 중요시해야 하는 부분은 무엇이라고 보는가.
사전에 관련자들과 많은 커뮤니케이션을 하는 것이 중요하다. 내가 좋은 방법이라고 생각하는 것이 다른 멤버들에게는 좋지 않은 경우가 있기 때문이다. 또 새로운 툴을 사용하는 경우 정말 좋은데도 몰라서 못 쓰는 일이 생길 수 있기 때문에 사용법에 대한 적절한 교육도 필요하다. 더불어 워크 다이어트 진행과정 자체가 오해를 불러일으키지 않도록 구성원들 사이에 '우리는 함께 일하고 더 좋은 방법을 찾으려고 노력한다'는 기본적인 신뢰가 필요하다고 생각한다.


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팀이나 개인 차원의 HR 업무 중 워크 다이어트 해야 하는 부분이 있다면?

주 52시간제 등으로 생산성 향상과 개인 삶의 질 향상 등에 더욱 관심이 쏠리고 있다. 이런 시대 흐름에 맞춰 회사 차원, 팀 차원, 개인 차원으로 업무 효율을 높이기 위해 노력하고 있는데 그 중에서 팀 및 개인 차원의 노력을 몇 가지 공유하고자 한다.
두 명 이상이 협업을 할 때 커뮤니케이션이 가장 큰 비용을 차지한다고 생각한다. 커뮤니케이션 비용은 인원이 늘어날수록 가파르게 증가한다. 회사에서 자체적으로 개발한 그룹웨어에 공유 기능이 많이 있는 덕분에, 해당 기능으로 굳이 말로 하지 않아도 정보 전달이 가능하도록 게시판, 커뮤니티, 캘린더 등 공유 기능을 통해 커뮤니케이션 비용을 많이 줄인 상태다. 개인적인 차원의 노력은 줄일 수 없으나 시간이 많이 소요되는 운영 업무 등은 자동화를 하려고 노력하고 있다.

앞서 얘기한 부분을 효율적으로 워크 다이어트 하기 위해 어떤 노력을 했나.
조직에서 관습적으로 하는 업무가 있다. 어떤 건  처음에는 몰랐지만 시간이 지나면 이 일을 하는 이유에 대해서 이해하게 되는데, 어떤 업무는 시간이 지나도 대체 왜 해야 하는지 모르는 게 있다. 그런 일이 있다면 그 일의 '가치'가 무엇인지 한 번 되돌아보고, 앞으로도 꼭 해야 하는 일인지 결정한다. 의례적으로 하는 팀 주간 회의도 우리 팀에는 없다. 사내 그룹웨어 보고 앱에서 이미 어떤 업무를 하고 있고, 진행이 얼마만큼 진척 되었는지 모두 확인이 가능한 덕분이다. 업무를 하다가 팀원의 의견이나 진행상황 공유가 필요할 때만 따로 미팅을 진행한다.

워크 다이어트가 주는 긍정적인 효과는?
관습적으로 하긴 하는데 왜 해야 하는지 알 수 없는 일이 없기 때문에 지루함이나 회의감이 줄어든다. 또 이 일을 왜 하는 건지에 대해 다시 한 번 생각해 볼 수 있기 때문에 일의 가치나 목적에 대해서도 스스로 납득하지 않으면 계속 해야 할지에 대해 고민하고 결정한다. 같은 이치로 조금은 단순 반복적일 수 있는 일도 스스로 해야 한다고 납득했기 때문에 "이걸 왜 하지?"보다는 "어떻게 하면 더 빨리 또는 잘 할 수 있을까?"를 고민하게 된다.

워크 다이어트를 통해 추가로 생긴 시간은 어떤 업무에 투자하고 있나.
좋은 도구만 있으면 생산성은 절로 향상될 수 있다. 물론 사내 보안정책 때문에 프로그램 사용에 일정 부분 제약이 있긴 하지만, 항상 어떤 프로그램이나 툴이 나왔는지 파악해야 한다. 트렌드의 변화, 새로운 프로그램 사용법 습득에 시간을 투자하고 싶다.

워크 다이어트를 하려는 HR담당자들에게 조언의 한 마디.
좋은 일도 변화는 어렵다. 특히나 새로운 프로그램 등을 도입할 때는 사용법을 숙지하고 시도해 보는 것도 일이고 시간이 아깝기까지 하다. 이렇게 새롭게 배우고 익히려면 일단은 여유가 있어야 한다. 삶의 여유를 위해, 또한 여유를 갖자!
이현아 HR Insight 기자
 
 
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